E-fatura sistemini kullanmaya başlamadan önce öncelikle dijital platformları kullanabilme yeteneğinin bulunması gerekir. Cep telefonlarını aktif olarak kullanan, dijital ortamlarda fatura düzenlemeyi bilen her fatura sahibi rahatlıkla bu sisteme geçiş yapabilir. E-Faturaya geçişte bilinmesi gereken bazı kurallar elbette vardır. Öncelikle Eğer ciro gereği E-faturaya geçme zorunluluğu varsa yılın başında Elektronik Faturaya geçiş yapılabilir.
Eğer ki gönüllü olarak Elektronik Faturaya geçiş yapmak isteniyorsa yıl içerisinde istenilen her an geçiş sağlanabilir. Eğer ki tüzel bir kişi Elektronik Faturaya başvurmak istiyorsa Kamu Sertifikasyon Merkezinden Mali Mühür temin edilmelidir. Şahıs firması ise E-İmza ile geçişi sağlamak mümkündür.
E-faturaya Geçiş Süreci Nasıl İlerler?
E-Faturaya geçmek için öncelikli olarak Gelir İdaresi Başkanlığına başvurulmaktadır. Bu başvurudan sonra Mali Mühür almanız gerekmektedir. Mali Mühür alırken Gelir İdaresi Başkanlığına ödeme yapmanız gerekir. Bu ödemeyle birlikte sistem E-Fatura talebini kabul etmektedir. Mali Mühür elinize ulaşınca bu mührü kullanarak sisteme giriş yapmanız gerekir. Ancak sisteme giriş için uygun olan bir hizmet sağlayıcısı (Entegrasyon) bulmak gerekmektedir.
Hizmet sağlayıcı bulununca dikkat edilmesi gereken nokta ise talep edilen ücretlerdir. Uygun fiyatlı olan hizmet sağlayıcı bulmak her zaman daha iyi olacaktır. Fakat ucuza kaçarak kötü bir hizmet sağlayıcısı ile anlaşmak firmanız açısından kötü sonuçlar doğurabilir. Tüm bu işlemlerde gereken Mali Mührün nasıl alınacağını bilmeyen kişiler ise GİB’e bir ücret ödeyerek talepte bulunmaları gerekmektedir.
Ortalama 2 ya da 3 iş günü içerisinde Mali Mühür adrese teslim edilebilmektedir. Mali mühür bir sertifikadır ve fatura kesme işleminin ilk başında kullanılmaktadır. Bu mühür sayesinde sistem sizi tanıyacak olup, fatura kesmenize izin verecektir.
Elektronik Fatura Neden Kullanılmalıdır?
Muhasebe sistemleri Entegre edilebilir, faturalar doğrudan muhasebeciye ulaşması sağlanır. Elektronik Fatura sayesinde dünyanın her yerine tek tıkla fatura gönderilebilir, aynı zamanda tek tıkla E-fatura görüntülenebilir. Evrak getir-götür işi yapılmadığı için Mali Müşavirler, muhasebeciler veya diğer finansal görevliler arasındaki alışverişi kolaylaştırır ve hızlandırır.
E-faturaya dâhil olan işletmelere E-fatura kesilmelidir. Elektronik Faturayı düzenlemek için öncelikle bir Mali Mühür satın alınması gerekmektedir. 7 günden daha eski olan bedelleri Elektronik Fatura ile kesmek mümkün değildir. Maliye tüm faturalarını izleyebilme imkânına sahip olur. Belirli bir süre sonra E-defter uygulamasına geçilme zorunluluğu bulunur.
E-Fatura Zorunluluğu
E-Fatura Zorunluluğu olan bazı gruplar daha bulunmaktadır. Bunlar arasında ise Enerji Piyasası Düzenleme Kurumundan lisans alan mükellefler, aracı hizmet sağlayıcıları, internet reklamcılığı hizmet aracıları, komisyoncu ya da tüccar olarak sebze ve meyve ticaretiyle iştigal eden mükellefler, otel ve konaklama işletmeleri bulunmaktadır.
Bu E-Fatura Zorunluluğu olan gruplar 01/01/2023 tarihinde geçmek zorundaydı. E-Defter ve E-Fatura Zorunluluğu getirilen mükellefler Elektronik Defter ve Elektronik Fatura uygulamalarına ilişkin güncellemelerle birlikte belirlenmiştir.
Elektronik Fatura avantajlarından yararlanmak isteyen herkes E-fatura kullanıcısı olabilir. Fakat E-fatura kullanıcılarının uyması gereken bazı şartları vardır. Bu şartlara uyulduğu takdirde E-fatura kullanıcısı olabilirler. İlerleyen yıllarda da yavaş yavaş tüm firmalara E-fatura zorunluluğu geleceği düşünülmektedir.
E-faturanın Avantajları Nelerdir?
Elektronik Fatura kullanmanın avantajları bulunmaktadır. Öncelikle kâğıt, mürekkep, zarf ya da arşivleme gibi gereksiz masraflardan kaçınılabilir. Bununla birlikte operasyonel yükte azaltmış olur. Zamandan da tasarruf sağlanır ve daha hızlı şekilde faturalar düzenlenir. Elektronik Fatura ile birlikte müşteriler faturaları anında görebildiği gibi kaydetmezler. Eski faturalara rahatlıkla ulaşılabilir. Fatura yığınları arasında zaman geçirmekten kurtulmak için de oldukça avantajlıdır.
E-Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?
E-sorgulama için yapılması gereken ilk işlem e-fatura görüntüleyici indirilmesi gerekir. İnen dosyaya tıklayarak E-Fatura Görüntüleme seçeneğine girilmelidir. Daha sonra var olan Elektronik Fatura dosyası açılmalıdır. Bu şekilde E-fatura sorgulama ve E-Fatura Görüntüleme işlemleri gerçekleştirilebilir. E-Fatura Sorgulama işlemini Entegrasyon sistemi içerisinden otomatik olarak da yapmaktadır.
