Arşiv faturanın iade ve iptal işlemi GIB ve entegratör firmaya göre biraz farklıdır. Gerçi gün geçtikçe değişen ve gelişen e-Uygulamaların hızını takip etmek oldukça zor. İşlemin teknik kısmına kısaca değineceğiz. Ancak asıl sorun e-Arşiv faturada iade ve iptalin mali açıdan nasıl uygulanacağıdır. Arşiv faturanın iade ve iptalinin teknik kısmını bir şekilde çözebiliriz. Konumuzun teknik ve mali boyutuna başlamadan önce Arşiv fatura hakkında kısaca bilgi verelim.
ARŞİV FATURADA BULUNMASI GEREKEN ŞEKİL ŞARTLARI
Arşiv fatura ticari hayatımıza girdinden bu zamana kadar bazı sorunlar yaşadık ve hâlâ yaşıyoruz. Elbette 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliğ ile elektronik belge uygulamalarını düzenler. Bunun yanında diğer belgeler arasındaki uyumun sağlanması için ilgili birime yetki verir. Bu çerçevede Tebliğle çözülemeyen sorunlar, kanun güncellemesi ile çözülüyor. Arşiv faturada iptal ve iade konusuna başlamadan önce Arşiv faturada bulunması gereken şartları belirtelim.
- Satış işlemi internetten yapılıyorsa, satışın yapıldığı internet web adresi
- Arşiv faturanın internet satışı durumunda, ödemenin nasıl yapılacağı
- Ödemenin nasıl yapılacağının yanında, ödemenin vadesi ve ödeneceği tarih bilgisi
- Malın sevkinin nasıl yapılacağı belli ise ona ait bilgilerin bulunması
- Arşiv faturanın satışının (hizmetin) yapıldığı tarih bilgisi
- e-Arşiv faturanın idesi durumunda; adı-soyadı, iade edilen malın birim ve fiyat bilgileri
- Mal satışının veya hizmetin internet üzerinde yapıldığına dair ibare yer almalıdır.
Eğer internetten yapılan satışın iadesi söz konusu olabilecekse Arşiv faturadan bu bilgilerin yazılacağı yerin de olması gerekiyor. Aksi durumda iade işlemi yapılırken şekil şartı sorunu yaşanıyor.
İNTERNET SATIŞINDA İADE FATURASI NASIL OLUR
İnternet üzerinden yapılan satışın iadesi durumunda nasıl bir yol izlenir. Birçok kimse tarafından tereddüt yaşansa da 509 Sayılı Tebliğin içinde bu konuda yeterince açıklama bulunuyor. Öncelikle şunu bilmeliyiz ki internet satışında e-Arşiv faturayı dijital ortamda müşteriye iletmemiz gerekir. Veya malı gönderirken Arşiv faturanın da müşteriye ulaşmasını sağlayabilirsek, bu sorunu daha rahat çözebiliriz. İade ve iptal işleminin hangi hallerde nasıl yapılacağını öncelikle madde şeklinde sıralayalım.
Arşiv Fatura İptal İşlemi
- Arşiv faturadaki adres hatalı olduğunda, kargo müşteriye ulaşmaz
- Kargo firması malı müşteriye ulaştırdığı halde, müşteri mali teslim almayabiliyor
- Faturası düzenlenip, henüz kargoya verilmeden, müşteri siparişini iptal edebiliyor
Bu gibi durumlarda mal müşteriye ulaşmıyor. Ancak malı gönderdiğimiz veya göndermeye hazırladığımız için haliyle Arşiv faturayı da düzenliyoruz. Böyle durumda e-Arşiv fatura sistemden iptal edilebiliyor. GIP sistemine girilerek faturanın iptal talebi oluşturuluyor. Ayrıca iptale ilişkin kargonun ulaşmadığı veya müşterinin siparişi iptal ettiğine dair bilgi ve belge varsa muhafaza edilmelidir. Entegratör firma kullananlar böyle durumda sistemden direk faturayı silebiliyor edebiliyor.
Satışını yaptığımız mal müşteriye ulaşmadığında işlem basit şekilde tamamlanabiliyor. Ancak mal müşteriye teslim edildikten sonra, müşteri mali iade ederse nasıl bir yol izleriz. Yeri gelmişken teknik olarak faturanın iptaline de kısaca değinelim.
Entegratör firma kullananlar Arşiv faturaların bir sonraki ayın 20’sine kadar sistemden iptal edebiliyor. Yani faturanın iptal edilmesi gerekiyorsa Entegratör sistemden silinerek tamamen yok ediliyor. Buna karşılık GİP üzerinden sekiz gün içinde ilgili faturaya iptal talebi oluşturuluyor. Karşı firma iptal talebinizi kendi “GİP” Portal vasıtasıyla “İptal Talebi” isteğinizi kabul ediyor, bu şekilde fatura iptal ediliyor.
Ancak sekiz günlük süre geçtiğinde prosedür biraz farklıdır. Bu durumda müşteriniz portal girişi yaparak itiraz talebi oluşturuyor, biz de itirazı kabul ederek faturayı iptal edebiliyoruz. Müşteri bir sonraki ayın 20’sine kadar itiraz talebinde bulunabiliyor. Bu işlemi yaparken gerekli yönlendirmeler yapıldığı için teknik detayı burada bitiriyorum.
Elbette bu işlemi iki tarafında vergi mükellefi olduğunda yapabiliyoruz. Fakat nihai tüketicinin malı iadesi durumunda sisteme Arşiv faturanın iptalini girmemiz yeterlidir.
ARŞİV FATURA İADE İŞLEMİ NASIL YAPILIYOR
Faturanın iade edilmesini Kanun detaylı şekilde izah ediyor. Malı iade eden tacir ise iade faturası düzenleyerek malı iade eder. Bunun yanında malı iade edecek kimse nihai tüketici ise malı satan firma gider pusulası düzenler. Ancak 509 sayılı Tebliğde belgeler arası uyumun sağlanması gerektiğine değiniliyor. Sonuç olarak internetten binlerce adet Arşiv fatura düzenleyen firmanın iade gelen mallar için Gider Pusulası düzenlemesi meşakkatli olacaktır. Çözüm olarak Arşiv faturaların alt kısmında malın iadesine ilişkin kısmın eklenme zorunluluğu getirilerek sorun çözülüyor.
İade işleminin nasıl yapılacağına değinmeden önce hangi durumda iade işlemi yapılacağına kısaca değinelim. Malı satan alan müşteri gerekçe göstermeden 14 gün içinde internetten satın aldığı malı firmaya iade edebiliyor. Malın iade edilmesi için uyulması gereken bazı şartlar bulunuyor.
- Malı iade eden müşteri Arşiv faturanın iade kısmındaki bilgileri doldurması gerekiyor
- Mal iadesi yapılırken imzalanan e-Arşiv fatura malla geri gönderiliyor
Müşteri aynı hesap döneminde iade gelen malın ekindeki Arşiv faturayı Gider Pusulası gibi kayıtlarına alarak iade malın girişini yapıyor. Burada dikkat edeceğimiz nokta malın internetten satışının yapılması ve kargo ile iade edilmesidir. Eğer mal internetten satın alınsa dahi, elden satıcıya iade edilirse ancak Gider Pusulası düzenleyerek malı iade alabiliriz.
SONUÇ VE GENEL DEĞERLENDİRME
Entegratör kullanan firmalar kolaylık olması için iade gelen Arşiv faturalarını da sistemden iptal edebiliyor. Ancak bu uygulama yanlıştır ve yapılmaması gerekir. Zira vergi kanunları brüt alış-satışın defter ve kayıtlara doğru kaydedilmesine salık verir. Aksi durumun tespitinde cezai işlem vardır. Bu çerçevede ilgili Tebliğlerde Arşiv faturaların nasıl iptal ve iadesinin yapılacağı bellidir. Bunun dışında varsayımlarla hareket ederek kâğıt faturadaki gibi üzerini çizerek veya karşılıklı işlemeyerek sorunu çözemeyiz. Zira VUK 353’inci maddeye e-Belgelere ilişkin düzenleme eklendi. Bu nedenle e-Belgeler için de Özel Usulsüzlük Cezası kesilebiliyor. Bu durumda ceza iptali için vergi mahkemesine başvurulsa dahi cezanın kesilmesini önlenemiyor.
