E-Deftere geçiş yapılabilmesi için belirli bir ciro sınırı bulunmaktadır. 3 milyon TL’sini aşan işletmelerin geçme zorunluluğu bulunmaktadır. Fakat işletme eğer ki E-Deftere geçiş yapmak istemiyorsa 3 milyon TL’si sınırına kadar zorunluluk bulunmamaktadır. Ancak E-fatura kullanıcısı olmayan E-Defter Sisteminden isteğe bağlı olarak yararlanılabilir. Bu sınırdan farklı olarak belirli meslek gruplarına göre E-Defter veya E-Fatura zorunluluğu da getirilmiştir. İlgili meslek mensupları 5 milyon ciro sınırını beklemeden icra etmekte oldukları ticari işletmesi sayesinde Elektronik Defter veya E-Faturaya geçmek zorunda kalabilir.
E-Deftere geçiş süresince Türk Ticaret Kanunu’nun 397. maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabii olan şirketler, Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda ekli cetvellerde yer alan idare kurum kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının E-Defter uygulamasında yararlanma zorunluluğu olmamakla beraber isteğe bağlı olarak dâhil olabilirler.
E-Defter Avantajları Nelerdir?
E-Defterin bazı avantajları bulunmaktadır. E-Defter uygulamasıyla birlikte dosyalar güvenli olarak saklanmaya başlar. Sayfa adedine göre kâğıt bastırmanız ya da notere onaylatmanız gerekmez. Mürekkep masrafı da ortadan kalkmaktadır. Defterler için yazıcıdan çıktı almalarına gerek kalmaz. Elektronik defter uygulamasıyla birlikte arşiv maliyeti de ortadan kalkmaktadır. Bunların yanı sıra çevre dostu bir davranış sergilenmektedir.
Genel olarak E-Defter uygulaması kullanılarak düzenli bir sisteme geçilir ve baskı, arşivleme ya da kâğıt gibi pek çok Operasyonel süreçten kurtulmuş olunur. Ayrıca para ve zamandan da tasarruf edilmiş olunur.
E-Defter Beratları Nasıl Gönderilir?
Elektronik defter sisteminde oluşturulan yevmiye defterleri ile her bir defter için hazırlanan beratlar E-Mühür ile hazırlanmış elektronik dosyalardır. Berat, Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmek için hazırlanan ve düzenlenen bir defterin kaynaklarından elde edilen ve defter özeti niteliğinde olan XML niteliğinde olan elektronik bir belgedir. E-Defter uygulamasında oluşturulan defterler Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilemez. Bu nedenle herhangi bir döneme ait defterin içeriğinin sonradan değiştirilmeyeceğine garanti edecek bir belgeye ihtiyaç vardır. Bu belge de berat olarak ifade edilmektedir.
Resmi gazete de yapılan açıklamalarla birlikte E-Defter Aylık ya da Geçici Vergi Dönemleri itibariyle yüklenmeleri sağlanmıştır. E-Defter beratlarının yüklenme zamanlarına ilişkin tercih yaparken Mali Mühür ya da Elektronik İmza ile Elektronik Defter uygulamasına giriş yapacak olunursa, bilgi güncelleme kısmından, berat yükleme kısmına giriş yapılır. Aylık yükleme/geçici vergi dönemleri bazında yükleme seçeneklerinden biri tercih edilir.
Gönderilen E-Defter Beratları Nasıl Görüntülenir?
E-Defter uygulamasına dâhil mükellefler yevmiye defteri ile büyük defter beratlarını ilgili dönemi takip eden üçüncü ayın son gününe kadar Gelir İdaresi Başkanlığı Portalına yüklemek zorundadır. E-Defter yetkili makamlara dijital ortamda ibraz edilir, E-Defter berat dosyaları aşağıdaki adımlara göre görüntülenmektedir:
E-Defter.gov.tr sitesine girilir indirilecek dosyaların yer aldığı bölümden berat.xslt dosyası bilgisayara indirilmelidir. İndirilen dosyayı elektronik olarak ibraz edilen berat dosyası ile aynı klasör içine yerleştirilmelidir. Bu klasörler şu isimlerle görüntülenmektedir: GIB-1234567890-201901-KB-000000.xml.
Son adımda ise klasördeki berat dosyasına sağ tıklayarak birlikte aç seçeneğine tıklanır. İstenilen internet tarayıcısı seçilerek berat dosyasını güvenli bir şekilde kontrol etme imkânı bulunmaktadır.
E-Defter Verme Süreleri
Berat verme süreleri bilindiği üzere iki farklı isteğe göre gerçekleşebilmektedir. Birincisi aylık olarak berat göndermedir, ikincisi ise Geçici Vergi takvimine göre berat gönderme protokolüdür.
Aylık Berat Gönderme Süreleri
- Ocak Dönemi Nisan Ayı sonu,
- Şubat Dönemi Mayıs Ayı sonu,
- Mart Dönemi Haziran Ayı sonu,
- Nisan Dönemi Temmuz Ayı sonu,
- Mayıs Dönemi Ağustos Ayı sonu,
- Haziran Dönemi Eylül Ayı sonu,
- Temmuz Dönemi Ekim Ayı sonu,
- Ağustos Dönemi Kasım Ayı sonu,
- Eylül Dönemi Aralık Ayı sonu,
- Ekim Dönemi Ocak Ayı sonu,
- Kasım Dönemi Şubat Ayı sonu,
- Aralık Gelir ya da Kurumlar Vergisi beyannamelerinin verileceği ayın sonuna kadar süre verilmektedir.
Geçici Vergi Takvimine Göre Berat Gönderme Süreleri
- Ocak-Şubat-Mart, Mayıs ayı sonu
- Nisan-Mayıs-Haziran, Ağustos ayı sonu
- Temmuz-Ağustos-Eylül, Kasım ayı sonu
- Ekim-Kasım-Aralık, Gelir ya da Kurumlar Vergisi beyannamelerin verileceği ayın sonuna kadar süresi bulunmaktadır.
E-Defter saklanması ve berat dosyaları saklanması yönelik olarak bir kurum ya da kuruluş yetkilendirilmemiştir. E-Defter saklama ve berat saklaması Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından ücretsiz olarak yapılmaktadır. Ancak bu zorunluluk mükelleflerin elektronik defter ve berat dosyalarının kendilerine ait olan bilgi işlem sistemlerinde muhafaza etme zorunluluğunu ortadan kaldırmaz.
Bu nedenle gerçek kişi veya tüzel kişi tacir bu görevlerini yerine getirirken sorun yaşamamak adına Gelir İdaresi Başkanlığı Portalına yüklenen ikinci kopyaların haricinde kendi ihtiyaçları için e-belge saklama kuruluşundan E-Defter saklamak için yardım alınabilir.
