Şirketler faaliyetlerini idame ettirebilmek için gelir ve gider takiplerini Ön Muhasebe sistemlerini kullanarak yürütmeleri gerekmektedir. Şirketlerin gelir ve gider takiplerini günlük kayıtlar ile sağlama alınarak tutulmalıdır. Özellikle büyük şirketlerde sürekli olarak ticari faaliyetlerin gerçekleşmesi nedeniyle, günlük olarak gelir ve giderlerin kontrol altına alınması gerekir. Günlük giderlerin ve gelirlerin kontrol edilmesini üstlenen yönetim sistemine ön muhasebe denir.
Şirket kasasının ve diğer ticari faaliyetlerden meydana gelen muhasebe faktörlerinin kontrol ederek yöneten mekanizmayı muhasebe sistemleri oluşmaktadır. Ön muhasebe ile şirketlerin genel olarak bütün ticari faaliyetleri kayıt altına alınarak bütün evrakların ve belgelerin bir arada toplanarak incelemeler yapılır. Gerekli vergi hesaplamaları yapılarak ilgili ay içerisinde firmanın ödeyeceği vergiler hakkında bilgi sahibi olunur.
Ön Muhasebe Ne İş Yapar?
Muhasebecilerin belirli başlı yapması gereken işleri bulunur. Genel muhasebe ile on muhasebeyi birbiriyle karıştırmamak gerekir. Çünkü her ikisinin de amacı farklıdır. Genel muhasebe beyannameler, mizanlar, mali tablolar ile ilgilenirken, on muhasebeci yalnızca işletme içi muhasebe işlemlerini gerçekleştirir. Ön Muhasebenin başlıca yapması gereken işler şunlardır;
Cari hesap takibini
Şirketler müşterilerinden aldıkları ödemeleri ve alacaklılarını yaptıkları ödeme kayıt altına alınması gerekir. Cari hesap takibi alacak ve satış takibini yapmak için kullanılan muhasebe programıdır. Ön muhasebe cari işlemleri takip ederek, kar zarar durumunu kontrol eder ve müşteriler ile tahsilat işlemleri için mutabakat yapar.
Stok ve depo takibini
Stok ve depo takibi yapılarak aktif satışı işlemi gerçekleşen ürünler belirlenerek, yeniden sipariş oluşturulur. Depo kontrolü ile kritik durumda olan ürünlerin analizi yapılır. Böylece stok kontrolünün düzenli olarak yapılması, ürün takibini kolaylaştırırken, şirketlerin en çok yoğunlaşmaları gereken ürünlerin tespiti yapılması sağlanır.
Fatura ve İrsaliye takibini
Alış ve satış işlemlerinde irsaliye ve fatura takibi oldukça önemlidir. Fatura takibi ile irsaliyelerin takibi düzenli olarak yapılan şirketlerde, uzun vadede firmaya çok büyük faydası vardır. Günümüzde yeni yeni baş göstermeye başlayan e-fatura portalları sayesinde ön muhasebe fatura takiplerini yapmak oldukça kolay hale gelmiştir.
Kasa ve banka hesap takibini
Kasa ve banka hesap takiplerinde şirketlerin bankaya yaptıkları ödemeler ve bankadan çektikleri paraların takibi yapılır. Şirketlerin nakit akışlarının takip edilerek yönetilmesi açısından oldukça önemlidir.
Çek ve senet takibini
Şirketlerin nakit ödeme yapmak istemedikleri zamanlar için, kullandıkları çek ve senet ödemelerinin takibinin yapılması şirket için önemlidir. Çünkü çek ve senet akışlarının takip edilmesi şirket ödemelerinde vadelerin gecikmemesi firma için önemlidir.
Çalışan takibini
Çalışan takiplerinde, çalışanların giriş ve çıkış tarihleri, maaşları, sigortaları, vergi giderleri ve prim gibi durumlarının kontrol edilmesi şirket çalışanları ile ilgili planlamaların yapılması şirket için önemlidir. Günümüzde bu işlemleri tamamı bilgisayarlar sayesinde elektronik ortamlarda yapılır hale gelmiştir. Bordrolar elektronik ortamda hazırlanarak hakkediş rakamları ödeme gerçekleşecek olan bankalara iletilmeli veya direkt olarak işveren tarafından gerçekleştirilmelidir.
Ön Muhasebe Nasıl Yapılır?
Büyük şirketlerde muhasebe işlemleri için ön muhasebe elemanı gereklidir. Muhasebe sisteminde, excel yardımıyla muhasebe işlemleri takip edilebilir. Ön muhasebe işlemlerinde excel üzerinde yapılan hatalar şirketi zarar uğratabilir.
Faturaların yanlış girilmesi, faturaların yanlış kesilmesi ve vergi hesaplamaların yanlış hesaplanması şirketleri zarara uğratacağı gibi şirketin ceza yemesine neden olabilir. Ancak genel muhasebe ile senkron şekilde hareket edilirse sorun kalmaz.
Excel ile Muhasebe Tutmak
Excel kaydetme yöntemi muhasebe tutmaya göre daha sistematik bir yöntemdir. Yıllar boyu excel kullanıldığında, zamanla birbirine benzer dosyaların çoğalmasıyla işin içinden çıkılamaz hal almış ve işler karışık olmasına neden olmuştur. Excel dosyalarını tam olarak hazırlamayı iyi bilmeyen kişiler için, dosya hazırlamak zahmetli ve zaman almaktadır.
Diğer Programlar ile Muhasebe Tutmak
Ön muhasebe yazılım programları kullanmak en iyi yöntemlerden biridir. Çünkü günümüzde muhasebe alanında oldukça yaygın olarak kullanılan sistemler sayesinde, ön muhasebe tutmak çok basit hale dönmüştür. Bu programlara kısaca örnekler verecek olursak;
- Luca
- Micro
- Paraşüt
- Logo
- Uyumsoft
- Link
Gibi portallar muhasebe tutabilmek ve bazı hesapları takip edebilmek için gerekli olan programlardır. Bu muhasebe programları sayesinde fatura da kesmekten tutun da cari hesap kayıtlarına kadar birçok unsurun takibi yapılabilir.
Muhasebe Neden Önemlidir?
Ön muhasebe şirketlerin günlük kontrollerini yapılması ve gelir giderlerin takibi şirketin kar zarar derecelerini açısından önemlidir. Ön muhasebe şirketlerin gelecekle ilgili planlama yapmalarına ışık tutabilir. Aynı zamanda şirketlerin yapı taşlarını oluşturarak, faaliyetlerin gözden geçirilmesi, sonuçların analizi ve kaçınılması gereken yerlerin özetini çıkararak, şirketleri yönlendirmektedir.
Şirketlerin ekonomik yönden şirketi ilgilendiren, yani işletme için gereken birçok muhasebesel işlemleri yerine getirir. Şirketlerin finansal olarak yapacakları bütün işlemleri ön muhasebe tarafından gerçekleşmektedir.
Kimler Ön Muhasebe Tutmak Zorundadır?
Ön muhasebe tutmak zorunda olan işletmeler denildiği zaman bütün işletmeleri bu özellik kapsamaktadır. Çünkü işletme olarak faaliyetlerini gösteren bütün gerçek veya tüzel kişi tacirlerin evrakları kontrol altında olmalı ve sürekli olarak takibi yapılmak zorundadır.
İster basit usulle açılan küçük işletme olsun, isterse büyük şirketler olsun, muhasebe tutmak hepsi için önemlidir. Satış işlemlerini gerçekleştirecek bütün şirketler muhasebe tutmak zorundadır. Küçük işletmelerde, ön muhasebeyi işletme sahibi tutmaktadır.
Ön Muhasebe Elemanının Özellikleri Nelerdir?
Ön muhasebe elemanının özellikleri arasında ön muhasebe elemanları, lise veya üniversitenin ilgili bölümlerinden mezun olması gerekir. Ayrıca sertifika ya da mesleki geliştirme programlarına katılarak kendisini geliştirebilir. Dikkat ve sabır gibi yeteneklerini işi ile birleştirerek daha çok deneyim sahibi olabilir.
Ön Muhasebeci Maaşları Ne Kadardır?
Ön muhasebeci maaşları her işyerine göre farklı fiyatlandırılır. Muhasebeciler özellikle özel sektörde ve kamu sektöründe en çok ihtiyaç duyulan kişiler arasında yerini korumaktadır. Kamu sektöründe de devletin çeşitli kurumlarının muhasebe işlemlerinin yürütülmesi için hesap uzmanları, saymanlar gibi finansal yönden eğitim almış kişilere ihtiyaç bulunmaktadır.
Ayrıca ön muhasebeci olarak her zaman iş imkanı olan ve maaşları diğer çalışanlara göre daha yüksek olan bir iş modelidir. Ön muhasebeci maaşları 2023 yılında en düşük 10.000 TL olurken en yüksek ön muhasebeci maaşı 20.000 TL’ye kadar yükselebilmektedir.
